Zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, ve znění pozdějších předpisů, ukládá ubytovateli (kterým se rozumí každý, kdo poskytuje ubytování za úhradu nebo ubytovává více než 5 cizinců, s výjimkou případu, kdy lze ubytované cizince a ubytovatele považovat za osoby blízké, přičemž ubytováním se rozumí vztah založený smlouvou o ubytování, nájemní smlouvou, podnájemní smlouvou nebo smlouvou s obdobným obsahem) mj. povinnost vést domovní knihu a na požádání policie ji předložit ke kontrole; při zahájení kontroly je povinen předložit domovní knihu obsahující údaje k cizincům ubytovaným v té době.

Domovní kniha je definována jako dokument, do kterého ubytovatel zapisuje tiskopisu jméno, příjmení přihlašovaného cizince, datum jeho narození, jeho státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza, je-li v cestovním dokladu vyznačeno, počátek a místo pobytu, předpokládanou dobu a účel pobytu na území a počátek a konec ubytování, popř. soubor listinných dokumentů podepsaných cizincem.

Pro účely kontroly je ubytovatel povinen předložit domovní knihu v listinné podobě. Zápisy do domovní knihy musí být provedeny v aktuálním čase, pravidelně, přehledně a srozumitelně, a musí být uspořádány postupně z hlediska časového, což platí obdobně pro uspořádání listinných dokumentů nahrazujících domovní knihu. Domovní knihu ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Listinné dokumenty nahrazující domovní knihu je ubytovatel povinen uschovávat po dobu 6 let od ukončení ubytování cizince.

S osobními údaji vedenými v domovní knize lze nakládat jen způsobem stanoveným zvláštním právním předpisem.

Ubytovatel je povinen oznámit ubytování cizince útvaru policie do tří pracovních dnů po jeho ubytování.

Za přestupek fyzické osoby nebo správní delikt právnické nebo podnikající fyzické osoby spočívající v porušení povinností souvisejících s vedením domovní knihy lze uložit pokutu do 50.000 Kč.

Kromě toho jsou vlastníci bytů povinni sdělit osobě odpovědné za správu domu svou adresu a počet osob, které budou mít v bytě svou domácnost, jakož i změny v počtu těchto osob, a to i tehdy, pokud přenechali byt k užívání jiné osobě; pak oznámí i jméno a adresu této osoby (viz § 1177 občanského zákoníku – OZ).

Nájemci bytů jsou povinni sdělit zvýšení počtu osob žijících v bytě (§2272 OZ), a ví-li předem o  své nepřítomnosti v bytě, která má být delší než dva měsíce, i o tom, že byt mu bude po tuto dobu obtížně dostupný; současně musí označit osobu, která po dobu jeho nepřítomnosti zajistí možnost vstupu do bytu v případě, kdy toho bude nezbytně zapotřebí; nemá-li nájemce takovou osobu po ruce, je takovou osobou pronajímatel (§2269 OZ).

Čl. 34 odst. 1 stanov družstva ukládá nájemcům družstevních bytů povinnost neprodleně písemně družstvu oznámit počet a změnu počtu osob bydlících v bytě, přičemž v písemném oznámení nájemce musí uvést jména, příjmení, data narození a státní příslušnost těchto osob.

Příslušné formuláře lze stáhnout na www.mirsbd.cz: Potřebuji si vyřídit – Pro bydlící – Formuláře a vzory: Domovní kniha/Evidenční dotazník/Změna počtu osob (vlastník, nájemce) nebo Pro zástupce samospráv, SVJ/Vzory.